eMail-Archivierung
Der eMail-Verkehr zählt heute zu einem unersetzlichen Kommunikationsmedium und macht einen großen Teil der Geschäftskorrespondenz aus. Haben Sie sich bereits Gedanken über die Aufbewahrung der elektronischen Dokumente gemacht? Archivieren Sie Ihre geschäftsprozessrelevanten Daten sicher und zuverlässig? Können Sie in zehn Jahren noch auf diese Daten zugreifen?
eMails, welche zu den geschäftsrelevanten Prozessen zählen, müssen für öffentliche Kontrollstellen, wie das Finanzamt, revisionssicher aufbewahrt werden. Archivsysteme verwalten die Unternehmensdokumente ordnungsgemäß, sicher und geschützt. Die digitalen Daten können verlustfrei reproduziert und datenbankgestützt recherchiert werden.
eMails dienen als wichtige Informationsträger. Die Verantwortung für diese sensiblen Dokumente liegt jedoch bei den einzelnen Mitarbeitern.
Sollen eMails, die gelöscht wurden, wieder hergestellt werden, kostet dies nicht nur Zeit sondern auch den Einsatz eines Spezialisten.
Die Verwaltung des MS-Exchange-Servers benötigt ständig mehr Zeit- und Personalressourcen in der IT-Abteilung.
Speicherung von eMails zu Dokumentationszwecken hat hohe Investitionen im Storagebereich zur Folge.
Der Gesetzgeber verlangt nach revisionssicherer Langzeitaufbewahrung geschäftsrelevanter eMails.
Reicht es, veraltete eMails auszulagern?
Nein, moderne eMailarchivierung muss mehr können. Ein leistungsfähiges Archivsystem ist ein Managementwerkzeug und erfüllt vielfache Anforderungen:
flexible und transparente Archivierungsprozesse
Langzeitarchivierung und Revisionssicherheit
Anwenderorientierte Lösung: Bearbeitung archivierter eMails in MS-Outlook
Wie funktioniert die Archivierung?
Der Administrator entscheidet mittels intuitiver Formulare, wann ein eMail archiviert werden soll. Das Archivierungsmodul prüft ständig, ob eMails abgelegt sind, auf welche die Archivierungsregeln zutreffen. Das entsprechende eMail wird aus dem MS-Exchange-Store gezogen, komprimiert und auf dem vorgesehenen Speichermedium abgelegt. Durch einen Link, der auf dem MS-Exchange-Store verbleibt, kann das Mail jederzeit wieder aufgerufen werden. Dieser Link ist auch in einer relationalen Datenbank eingetragen und dient zum Verweis auf den tatsächlichen neuen Ablageort. Nach der Archivierung schrumpft der Speicherbedarf eines eMails in MS-Exchange auf 2-5 KB.
Archive Management?
PST-Fileimporter - (Bestehende PST-Dateien werden problemlos in das eMail-Archiv importiert)
eMail-Quotamanagement - (Speicherlimitierung am eMail Archivmedium auf Benutzer- und Gruppenebene)
Alerter-Management - (Pro aktives Benachrichtigungsmedium inklusive, welches den Administrator beim Erreichen von Grenzwerten informiert)
Restore Management - (Archivierte eMails lassen sich bei Bedarf ganz einfach wieder zurück kopieren)
Lifecycle Management - (Verschiedene Lifecyclejobs werden angelegt, eMails können von hochverfügbaren Online- auf preiswerte Nearline- & Offlinemedien verschoben werden)